Hantering och bestämmelser

Enligt våra regler för arkivering sparas ansökningshandlingar hos oss i två år. Omdömen och behörigheter samt kursintyg sparas permanent. Personalen har tystnadsplikt och den studerande beslutar själv om vilken information som ska kunna lämnas och till vem inom skolan. Uppgifter som rör studieresultat kan dock föras vidare till annan personal. Skolan lämnar inte ut personbunden information till utomstående utan deltagares samtycke till detta. Undantag görs vid sådana uppgifter som krävs för att rapportera vår verksamhet till de myndigheter som vi är rapporteringsskyldiga inför, det vill säga CSN, SCB och Folkbildningsrådet. Studerande som har skyddad identitet rapporteras enligt för detta gällande normer till SCB och CSN.

Om en deltagare inte vill synas i bilder eller inspelningar på Bäckedal folkhögskolas hemsida, informationsmaterial eller sociala kanaler respekteras detta. Alla deltagare frågas om samtycke i samband med kursstart, innan material där de går att identifiera publiceras.

Arkivering

Det finns olika regler och rutiner när det gäller arkivering av handlingar som rör kursverksamheten:

Ansökningshandlingar med bilagor: arkiveras i 2 år
Ansökningshandlingar från sökande som ej är antagen makuleras.

Samtalsanteckningar, lärares och kurators arbetsanteckningar arkiveras ej.

Sekretess

Bäckedal är en offentligägd folkhögskola, vilket innebär att skolans verksamhet omfattas av Förvaltningslagen. Förvaltningslagen behandlar bland annat myndigheternas handläggning av ärenden och serviceskyldighet gentemot allmänheten. Bestämmelserna om offentlighetsprincipen regleras i Tryckfrihetsförordningen, i svensk grundlag.

Bäckedals folkhögskolas upprättade handlingar är allmänna handlingar och de studerande har rätt att ta del av dem, så länge handlingarna i fråga inte omfattas av Sekretesslagen. Sekretessbelagda uppgifter är till exempel sådana som rör skyddad identitet, studerandes personliga förhållanden, kontakter med vårdgivare, kurator, psykolog och SYV-rådgivare.